L'accueil assuré — même quand le comptoir est vide.
Un visiteur se présente. Personne au comptoir. Le registre papier lui montre les dix dernières personnes qui l'ont signé, l'entente de confidentialité dort dans un tiroir, et la personne qu'il vient voir ignore qu'il attend. Une tablette à l'entrée règle les quatre — et vous laisse un registre réellement consultable.
Une tablette à l'entrée. Quelques touches, dans sa langue.
Le visiteur indique qui il est, pourquoi il vient et qui il vient voir : le voilà inscrit, avec un code de visite et un laissez-passer numérique. La tablette parle sept langues — anglais, français, espagnol, roumain, pendjabi, hindi et mandarin — et chacun peut basculer dans la sienne le temps de sa visite. Chaque borne est jumelée à une seule tablette : un lien qui circule ne sert à rien ailleurs, car tout autre appareil ne voit qu'un avis neutre — aucun nom d'entreprise, aucune liste d'hôtes, aucune donnée de visiteur.
L'hôte est prévenu avant même que le visiteur s'assoie.
Chaque arrivée envoie un courriel à l'hôte. Branchez Slack, Microsoft Teams ou Zoom Team Chat et le même avis arrive dans le canal que votre équipe surveille déjà. Donnez une boîte de réception à un service — Expédition, Réception — et c'est la personne de garde qui accueille l'invité. Les canaux sont indépendants et au mieux de leurs capacités : un connecteur hors service est consigné puis ignoré, et il ne fait jamais patienter un visiteur devant la tablette.
L'entente est signée avant qu'il ait franchi la porte.
Associez un document à un type de visite et personne de ce type ne s'inscrit sans l'avoir signé — à l'écran, au doigt, dans la langue qu'il a choisie. Modifier le texte publie une nouvelle version au lieu de réécrire l'ancienne, parce que chaque signature renvoie à la version exacte qu'elle a acceptée. Le PDF signé conserve le texte, la signature, le nom et l'horodatage ; si le visiteur a laissé une adresse courriel, sa propre copie lui est envoyée. Changer la langue de la tablette ne permet pas d'y échapper, et arriver sur invitation non plus.
Une seule liste pour l'évacuation — personnel et visiteurs ensemble.
Les employés s'inscrivent eux-mêmes avec une carte d'accès ou un NIP : le tableau des présences montre donc tout le monde dans l'immeuble, pas seulement les invités. Le mode évacuation en fait un appel nominal plein écran que vous cochez dans le stationnement ; il fonctionne à partir des données que le navigateur détient déjà, et survit donc à une panne de Wi-Fi qui emporte l'immeuble. Fixez un nombre maximal de personnes et vous recevez une bannière et une alerte dès que le site le dépasse. Cela consigne qui est sur place — ce n'est pas du pointage, et il n'y a volontairement aucune colonne d'heures.
Personne n'a à penser à fermer la journée.
Définissez les heures d'ouverture et les congés : quiconque est encore inscrit à la fermeture est sorti automatiquement, selon le fuseau horaire de votre organisation. Les visites s'effacent d'elles-mêmes selon la période de conservation que vous choisissez — 90 jours par défaut — tandis que les documents signés suivent leur propre horloge, plus longue, de trois ans : une entente signée est une pièce légale, pas une ligne de registre.
L'écran du hall et la tablette d'accueil, dans un même compte.
WeDisplay est aussi une plateforme d'affichage dynamique — l'écran de bienvenue au-dessus du comptoir, le tableau d'orientation, l'afficheur de salle de réunion, tous programmés depuis le même tableau de bord. Même identifiant, mêmes permissions d'équipe, même facture, mêmes gens à joindre. Commencez par la borne et ajoutez des écrans plus tard, ou l'inverse : ni l'un ni l'autre n'a besoin de son voisin pour être utile.
La moitié discrète d'un journal de visites.
Un nom que vous voudriez connaître
Inscrivez un nom ou une adresse à la liste de vigilance : une correspondance reste discrète. Le visiteur s'inscrit tout à fait normalement, rien n'apparaît sur la tablette et on ne lui dit jamais rien. Vos responsables de la sécurité, eux, sont avertis — par courriel et dans les canaux de clavardage que votre forfait inclut — et la visite est signalée au journal. Les noms partiels sont rapprochés avec prudence, à dessein : une aide qui crie au loup finit ignorée. Ce n'est pas un portier : personne n'est refusé à la porte. Offert sur les forfaits qui l'incluent.
Un plafond au nombre de personnes présentes
Fixez un effectif maximal : le dépassement affiche une bannière sur le tableau des présences et alerte les responsables de ce chiffre. L'alerte part au franchissement, pas à chaque inscription suivante, pour qu'un après-midi achalandé n'envoie pas trente courriels identiques. Personne n'est refoulé — un site qui dépasse sa propre limite d'une personne, c'est une chose à savoir, pas une raison de laisser un visiteur planté à la porte.
La journée se ferme d'elle-même
Vos heures d'ouverture, vos congés et le fuseau horaire de votre organisation déterminent le moment où la réception est fermée : quiconque est encore inscrit est sorti automatiquement et marqué comme tel, pour qu'une fermeture automatique ne soit jamais confondue avec un départ réel. Sans cela, votre décompte de personnes sur place gonfle toute la semaine — et c'est le chiffre que lit l'appel nominal d'évacuation.
Ce qui fait tourner une réception.
Plusieurs entreprises, un seul comptoir
Une réception partagée peut représenter plus d'une entreprise, chacune avec son logo et sa propre liste d'hôtes. Désactivez-en une et elle quitte la tablette sans toucher au registre des visites.
Des porte-noms imprimés sur place
Activez le porte-nom par type de visite et le visiteur se le voit proposer après son inscription — logo, nom, bande de couleur du type, hôte et date — vers toute imprimante accessible à la tablette. Réimprimez-le plus tard depuis le registre.
Les invités que vous attendez
Préinscrivez un invité : il reçoit un lien de confirmation, puis un laissez-passer avec un code de six caractères et un code QR. Il saisit le code à la tablette et s'inscrit avec ses informations déjà remplies, marqué comme invité dans le registre.
Une tablette qui ne divulgue rien
La liste de départ n'affiche qu'un prénom et une initiale, jamais un nom complet. Les courriels des hôtes, leurs numéros de téléphone et les boîtes de réception des services ne sont jamais transmis à la tablette. Et les pages de la borne sont tenues entièrement à l'écart des moteurs de recherche.
Votre liste d'employés, importée
Importez vos hôtes depuis un export RH ou un annuaire — jusqu'à 500 lignes par fichier, tabulations ou virgules, colonnes superflues ignorées. Vous obtenez un aperçu avec les lignes fautives numérotées avant que quoi que ce soit ne soit écrit.
Des chiffres que vous pouvez remettre
Chaque visite est consultable et exportable en CSV, avec les tendances par jour, par type de visite, par entreprise et par heure d'arrivée — chacune avec son propre export, et un sommaire récurrent selon votre calendrier de rapports.
Des guides signés par l'équipe qui le construit.
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Voyez-le fonctionner à votre comptoir d'accueil.
Parlez-nous de votre réception — combien d'entrées, combien d'entreprises, ce que les gens doivent signer — et nous l'évaluerons, l'installerons et vous ferons une soumission. Nous répondons en moins d'une journée.