La recepción resuelta — aunque el mostrador esté vacío.
Llega un visitante. No hay nadie en el mostrador. El libro de firmas en papel le enseña las diez últimas personas que lo firmaron, el acuerdo de confidencialidad está en un cajón y la persona a la que viene a ver no sabe que le espera. Una tableta en la puerta resuelve las cuatro cosas — y le deja un registro que de verdad se puede consultar.
Una tableta en la puerta. Unos toques, en su idioma.
El visitante indica quién es, a qué viene y a quién visita, y queda registrado — con un código de visita y un pase digital. La tableta habla siete idiomas — inglés, francés, español, rumano, panyabí, hindi y mandarín — y cada visitante puede cambiar al suyo mientras dure su visita. Cada quiosco queda vinculado a una sola tableta, así que un enlace filtrado no sirve en ningún otro sitio: cualquier otro dispositivo ve un aviso neutro y nada más — ni nombres de empresa, ni lista de anfitriones, ni datos de visitantes.
El anfitrión lo sabe antes de que el visitante se siente.
Cada registro envía un correo al anfitrión. Conecte Slack, Microsoft Teams o Zoom Team Chat y el mismo aviso llega al canal que su equipo ya vigila. Dé a un departamento su propio buzón — Expediciones, Recepción — y recibe al invitado quien esté de turno. Los canales son independientes y de mejor esfuerzo: un conector caído se registra y se omite, y nunca deja esperando a un visitante ante la tableta.
El acuerdo se firma antes de que crucen la puerta.
Asocie un documento a un tipo de visita y nadie de ese tipo se registra sin firmarlo — en la pantalla, con el dedo, en el idioma que haya elegido. Editar el texto publica una versión nueva en lugar de reescribir la anterior, porque cada firma apunta a la versión exacta que aceptó. El PDF firmado guarda el texto, la firma, el nombre y la marca de tiempo; si el visitante dejó un correo, se le envía su propia copia. Cambiar el idioma de la tableta no es forma de esquivarlo, ni tampoco llegar con invitación.
Una sola lista para el simulacro — personal y visitantes juntos.
Los empleados se registran ellos mismos con una tarjeta de identificación o un PIN, así que el tablero de presencia muestra a todo el edificio y no solo a los invitados. El modo evacuación lo convierte en un pase de lista a pantalla completa que va marcando en el aparcamiento; funciona con los datos que el navegador ya tiene, de modo que sobrevive a una caída del wifi que se lleve el edificio. Fije un aforo máximo y recibirá un aviso en pantalla y una alerta en cuanto el centro lo supere. Registra quién está presente — no es control horario, y no hay ninguna columna de horas, deliberadamente.
Nadie tiene que acordarse de cerrar el día.
Defina el horario y los festivos, y quien siga registrado al cerrar sale automáticamente, según la zona horaria de su propia organización. Las visitas se depuran solas según el plazo de conservación que elija — 90 días por defecto — mientras que los documentos firmados siguen su propio reloj, más largo, de tres años: un acuerdo firmado es un registro legal, no una línea de bitácora.
La pantalla del vestíbulo y la tableta de registro, en una cuenta.
WeDisplay es además una plataforma de cartelería digital — la pantalla de bienvenida sobre el mostrador, el panel de orientación, el display de la sala de reuniones, todo programado desde el mismo panel. Mismo acceso, mismos permisos de equipo, misma factura, la misma gente a la que llamar. Empiece por el quiosco y añada pantallas después, o al revés: ninguno necesita al otro para merecer la pena.
La mitad discreta de un registro de visitas.
Un nombre que querría conocer
Ponga un nombre o una dirección en la lista de vigilancia y una coincidencia se trata en silencio: el visitante se registra con total normalidad, nada aparece en la tableta y nunca se le dice nada. Sus responsables de seguridad sí lo saben — por correo y en los canales de chat que incluya su plan — y la visita queda marcada en la bitácora. Los nombres parciales se cotejan con cautela a propósito, porque una ayuda que da falsas alarmas acaba ignorada. No es un portero: a nadie se le niega la entrada. En los planes que lo incluyen.
Un techo para cuántas personas hay dentro
Fije un aforo máximo y superarlo muestra un aviso en el tablero de presencia y alerta a quienes responden por esa cifra. Se dispara al cruzar el límite, no en cada registro posterior, así que una tarde concurrida no envía treinta correos idénticos. A nadie se le rechaza — un sitio que supera su propio límite por una persona es algo que conviene saber, no un motivo para dejar a un visitante esperando en la puerta.
El día se cierra solo
El horario, los festivos y la zona horaria de su propia organización deciden cuándo cierra recepción, y quien siga registrado sale automáticamente y queda marcado como tal, para que un cierre automático nunca se confunda con una salida real. Sin esto, su recuento de personas en el sitio sube toda la semana — y esa es la cifra que lee el pase de lista de evacuación.
Aquello de lo que vive una recepción.
Varias empresas, un mostrador
Una recepción compartida puede representar a más de una empresa, cada una con su logotipo y su propia lista de anfitriones. Desactive una y desaparece de la tableta sin tocar el registro de visitas.
Acreditaciones impresas en el mostrador
Active la acreditación por tipo de visita y al visitante se le ofrece una tarjeta lista para imprimir tras registrarse — logotipo, nombre, banda de color del tipo, anfitrión y fecha — en cualquier impresora que alcance la tableta. Reimprímala después desde el registro.
Los invitados que espera
Preinscriba a un invitado y recibirá un enlace de confirmación y, después, un pase con un código de seis caracteres y un QR. Introduce el código en la tableta y entra con sus datos ya rellenados, marcado como invitado en el registro.
Una tableta que no revela nada
La lista de salida muestra un nombre y una inicial, nunca el nombre completo. Los correos de los anfitriones, sus teléfonos y los buzones de los departamentos no se envían nunca a la tableta. Y las páginas del quiosco se mantienen del todo fuera de los buscadores.
Su plantilla, importada
Traiga a los anfitriones desde una exportación de RR. HH. o del directorio — hasta 500 filas por archivo, con tabulaciones o comas, ignorando las columnas de más. Verá una vista previa con las líneas erróneas numeradas antes de escribir nada.
Cifras que puede entregar
Cada visita se puede consultar y exportar a CSV, con tendencias por día, por tipo de visita, por empresa y por hora de llegada — cada una con su propia exportación, y un resumen periódico según su calendario de informes.
Véalo funcionando en su recepción.
Cuéntenos cómo es su recepción — cuántas entradas, cuántas empresas, qué tiene que firmar la gente — y la dimensionaremos, la pondremos en marcha y le pasaremos presupuesto. Respondemos en menos de un día.