Recepția rezolvată — chiar și când nu e nimeni la ghișeu.
Sosește un vizitator. La ghișeu nu e nimeni. Registrul pe hârtie îi arată ultimele zece persoane care l-au semnat, acordul de confidențialitate stă într-un sertar, iar persoana pe care a venit să o vadă nu știe că o așteaptă. O tabletă la intrare rezolvă toate patru — și vă lasă o evidență în care chiar puteți căuta.
O tabletă la intrare. Câteva atingeri, în limba fiecăruia.
Vizitatorul spune cine este, de ce a venit și pe cine caută, iar înregistrarea e gata — cu un cod de vizită și un permis digital. Tableta vorbește șapte limbi — engleză, franceză, spaniolă, română, punjabi, hindi și mandarină — și fiecare vizitator poate trece în limba lui pe durata vizitei. Fiecare chioșc este asociat cu o singură tabletă, așa că un link scăpat nu folosește nicăieri altundeva: orice alt dispozitiv vede doar un mesaj neutru — niciun nume de firmă, nicio listă de gazde, niciun fel de date despre vizitatori.
Gazda află înainte ca vizitatorul să apuce să se așeze.
Fiecare înregistrare trimite un e-mail gazdei. Conectați Slack, Microsoft Teams sau Zoom Team Chat și același anunț ajunge pe canalul pe care echipa îl urmărește oricum. Dați unui departament propria adresă — Expediții, Recepție — și oaspetele este preluat de cine este de serviciu. Canalele sunt independente și funcționează după puteri: un conector picat este consemnat și sărit, fără să lase vreodată un vizitator să aștepte la tabletă.
Acordul e semnat înainte să treacă pragul.
Atașați un document unui tip de vizită și nimeni din acel tip nu se înregistrează fără să îl semneze — pe ecran, cu degetul, în limba pe care a ales-o. Modificarea textului publică o versiune nouă în loc să o rescrie pe cea veche, fiindcă fiecare semnătură trimite la versiunea exactă pe care a acceptat-o. PDF-ul semnat păstrează textul, semnătura, numele și momentul; dacă vizitatorul a lăsat o adresă de e-mail, primește propria copie. Schimbarea limbii tabletei nu e o portiță de scăpare, și nici sosirea pe bază de invitație.
O singură listă pentru evacuare — angajați și vizitatori laolaltă.
Angajații se înregistrează singuri cu un ecuson sau cu un PIN, așa că tabloul de prezență arată pe toată lumea din clădire, nu doar oaspeții. Modul de evacuare îl transformă într-un apel nominal pe tot ecranul, pe care îl bifați în parcare; funcționează pe datele pe care browserul le are deja, așa că rezistă și dacă rețeaua Wi-Fi cade odată cu clădirea. Fixați un număr maxim de persoane și primiți o avertizare și o alertă imediat ce sediul îl depășește. Consemnează cine este prezent — nu este pontaj, iar o coloană cu ore nu există nicăieri, în mod deliberat.
Nimeni nu trebuie să își amintească să încheie ziua.
Stabiliți programul de lucru și zilele libere, iar cine este încă înregistrat la închidere este scos automat, după fusul orar al propriei organizații. Vizitele se șterg singure după perioada de păstrare pe care o alegeți — 90 de zile implicit — în timp ce documentele semnate au propriul ceas, mai lung, de trei ani: un acord semnat este un act, nu o linie de registru.
Ecranul din hol și tableta de la recepție, în același cont.
WeDisplay este și o platformă de semnalizare digitală — ecranul de bun venit de deasupra ghișeului, panoul de orientare, afișajul sălii de ședințe, toate programate din același panou. Aceeași autentificare, aceleași drepturi de echipă, aceeași factură, aceiași oameni de sunat. Începeți cu chioșcul și adăugați ecrane mai târziu, sau invers: niciunul nu are nevoie de celălalt ca să merite.
Jumătatea discretă a unui jurnal de vizite.
Un nume despre care ați vrea să știți
Treceți un nume sau o adresă pe lista de supraveghere, iar o potrivire rămâne discretă: vizitatorul se înregistrează absolut normal, nimic nu apare pe tabletă și nu află niciodată nimic. Persoanele dumneavoastră de securitate află — prin e-mail și în canalele de chat pe care planul le include — iar vizita este marcată în registru. Numele parțiale sunt potrivite prudent, în mod intenționat, fiindcă un ajutor care dă alarme false ajunge ignorat. Nu este un portar: nimeni nu este refuzat la ușă. Pe planurile care îl includ.
O limită pentru câte persoane sunt înăuntru
Stabiliți un număr maxim de persoane, iar depășirea lui afișează un banner pe tabloul prezenței și alertează pe cei responsabili de acea cifră. Alerta pleacă la depășire, nu la fiecare înregistrare ulterioară, așa că o după-amiază aglomerată nu trimite treizeci de e-mailuri identice. Nimeni nu este oprit — un sediu care își depășește propria limită cu o persoană este ceva de știut, nu un motiv să lăsați un vizitator în ușă.
Ziua se închide singură
Programul de lucru, zilele libere și fusul orar al propriei organizații decid când se închide recepția, iar cine este încă înregistrat este scos automat și marcat ca atare, ca o închidere automată să nu fie confundată niciodată cu o plecare reală. Fără asta, numărul persoanelor prezente crește toată săptămâna — și exact acea cifră o citește apelul nominal de evacuare.
Lucrurile pe care se sprijină o recepție.
Mai multe firme, un singur ghișeu
O recepție comună poate reprezenta mai multe firme, fiecare cu sigla ei și cu propria listă de gazde. Dezactivați una și dispare de pe tabletă fără să se atingă de registrul vizitelor.
Ecusoane tipărite la ghișeu
Activați ecusonul pe tip de vizită, iar vizitatorului i se oferă după înregistrare o fișă gata de tipărit — siglă, nume, banda colorată a tipului, gazdă și dată — la orice imprimantă la care ajunge tableta. O retipăriți oricând din registru.
Oaspeții pe care îi așteptați
Înscrieți din timp un oaspete și primește un link de confirmare, apoi un permis cu un cod de șase caractere și un cod QR. Introduce codul la tabletă și intră cu datele deja completate, marcat ca invitat în registru.
O tabletă care nu dezvăluie nimic
Lista de ieșire arată un prenume și o inițială, niciodată numele întreg. Adresele de e-mail ale gazdelor, numerele lor de telefon și adresele departamentelor nu ajung niciodată pe tabletă. Iar paginile chioșcului sunt ținute cu totul în afara motoarelor de căutare.
Lista de angajați, importată
Aduceți gazdele dintr-un export de resurse umane sau din agendă — până la 500 de rânduri pe fișier, cu taburi sau virgule, coloanele în plus ignorate. Vedeți o previzualizare cu rândurile greșite numerotate înainte să se scrie ceva.
Cifre pe care le puteți preda
Fiecare vizită poate fi căutată și exportată în CSV, cu tendințe pe zi, pe tip de vizită, pe firmă și pe ora sosirii — fiecare cu exportul ei — plus un sumar periodic, după calendarul dumneavoastră de rapoarte.
Vedeți-l funcționând la propria recepție.
Spuneți-ne cum arată recepția dumneavoastră — câte intrări, câte firme, ce trebuie să semneze oamenii — iar noi o dimensionăm, o punem la punct și vă facem oferta. Răspundem în mai puțin de o zi.